Embauche, dispense, départ : ce que l’employeur doit faire pour chaque salarié

À chaque embauche, l’employeur remet le bulletin d’adhésion. Il garde la demande écrite de chaque salarié dispensé. Quand le contrat de travail s’arrête, il mentionne le maintien des garanties dans le certificat de travail et prévient l’organisme assureur. Ce sont les trois obligations de l’employeur à connaître.

Textes lus au 20 octobre 2026 : articles R242-1-6 et L911-8 du Code de la sécurité sociale, fiches Urssaf et Service Public. Cette fiche traite l’employeur ; la portabilité du point de vue du salarié se lit chez meilleure-mutuelle-entreprise.fr.

Les obligations, moment par moment

Embauche, dispense et départ
Moment	Ce que dit le texte	Ce que l’employeur fait
Embauche	Urssaf : l’employeur informe individuellement chaque salarié et remet un bulletin d’adhésion à chaque nouveau salarié. Service Public : tous les salariés sont couverts, quelle que soit leur ancienneté.	Remettre le bulletin et la notice à l’entrée du salarié dans l’entreprise, et recueillir sa signature.
Dispense demandée	Article R242-1-6 : l’employeur doit être en mesure de produire la demande de dispense. Elle mentionne que le salarié a été préalablement informé des conséquences de son choix. Pour certaines dispenses, le salarié doit justifier chaque année de sa couverture.	Faire écrire, dater et signer la demande, avec la mention d’information. Ranger le justificatif demandé.
Départ du salarié	Article L911-8, 6° : l’employeur signale le maintien des garanties dans le certificat de travail et informe l’organisme assureur de la cessation du contrat de travail.	Inscrire la mention sur le certificat de travail et prévenir l’organisme à la date de sortie. La durée et les conditions du maintien se lisent sur meilleure-mutuelle-entreprise.fr.

Les pièces à garder pour chaque salarié

le bulletin d’adhésion signé ou, à la place, la demande de dispense datée et signée ;
le justificatif de couverture par ailleurs, quand la dispense en exige un ;
la preuve de remise de la notice d’information ;
une copie du certificat de travail portant la mention du maintien des garanties ;
la confirmation d’envoi à l’organisme de la date de sortie.

Lecture pour le dirigeant

Ces trois obligations tiennent dans un tableau de suivi tenu à l’embauche : nom, date d’entrée, bulletin ou dispense, date de sortie. L’article R242-1-6 exige que l’employeur puisse produire chaque demande de dispense. Les conditions des dispenses sont expliquées dans La dispense d’affiliation à la mutuelle obligatoire dépend du statut et des justificatifs et Mutuelle obligatoire : la jurisprudence encadre l’adhésion et les dispenses.

Pour aller plus loin

Sources : CSS R242-1-6 ; CSS L911-8 ; Urssaf, complémentaire frais de santé (vérifié le 14 octobre 2026) ; Service Public, vérifié le 20 janvier 2026.